8 tips voor het plannen van een succesvolle zakenreis

Voor veel ondernemers is een zakenreis een spannende aangelegenheid. Je gaat immers toch naar een ander land om daar zakelijke contacten op te doen en/of te verstevigen. Hoe bereisd je ook bent, zo’n zakenreis vraagt toch echt een andere benadering dan een reis die je in je vakantie maakt. Zorg er dan ook voor, dat je goed voorbereid voor de dag kunt komen.

Of je nu naar Londen, Sao Paulo of Tokio gaat, deze 8 tips helpen je om met een goed gevoel het avontuur dat zakenreis heet aan te gaan.

1. Reserveer vluchten en hotels

Ook al ga je op zakenreis, je hoeft echt niet meteen businessclass te vliegen. Het is juist veel verstandiger om een goede aanbieding te vinden, want als ondernemer ben jij uiteindelijk toch degene die zelf de rekening betaalt.

Voor je vluchten en hotels kun je gebruik maken van vergelijkingssites om de beste deal te vinden. Let bij het vliegen ook op de vertrektijd en vanaf welke luchthaven je vliegt en waar je aankomt. Het kan slim zijn om een transfer te regelen, zodat je na een (lange) vlucht niet hoeft uit te zoeken welke bus of trein je moet hebben om bij je zakenrelatie of het hotel te komen.

8 tips voor het plannen van een succesvolle zakenreis

2. Maak kopieën van belangrijke documenten

Hoewel steeds meer zaken digitaal kunnen worden geregeld, is het slim om ook fysieke kopieën bij je te hebben. Zorg bijvoorbeeld voor een kopie van je paspoort en een uitdraai van je vliegtickets en hotelreserveringen.

Ook is het aan te raden om kopieën digitaal op te slaan en deze naar jezelf te mailen. Zo heb je altijd toegang tot deze documenten. Geef je bestanden echter wel een naam waar niet het woord paspoort, rijbewijs of vliegticket in voorkomt, want hiermee verklein je de kans op identiteitsfraude door hackers die hiernaar op zoek zijn.

3. Zet je doelen en verwachtingen op een rijtje

Je gaat niet zomaar zonder reden op zakenreis. Je hebt bepaalde doelen die je wilt verwezenlijken, maar ook verwachtingen spelen een grote rol. Of je de zakenreis achteraf als een succes beschouwt, is vaak afhankelijk van het feit of je vindt dat je je doelen hebt behaald en of je verwachtingen zijn uitgekomen.

Maar zijn deze wel realistisch? Het helpt om voor jezelf deze doelen en verwachtingen op een rijtje te zetten en hier al van tevoren kritisch naar te kijken. Dit helpt je ook om duidelijk te krijgen welke voorwaarden en eisen je stelt om je zakenreis succesvol te laten zijn, waardoor je je beter kunt focussen hierop.

4. Lees je in

Van China en Japan weten we natuurlijk allemaal dat er andere gebruiken zijn in het bedrijfsleven, maar ook in onze buurlanden kan het er op zakelijk gebied heel anders aan toe gaan. Zorg er dan ook voor, dat je op de hoogte bent van deze cultuurverschillen – zelfs wanneer je zaken gaat doen in België, Duitsland of Engeland.

Houdt rekening met de manier van begroetingen, onderhandelen en wat wel of niet gebruikelijk is bij een zakenlunch of -diner. Ook de dresscode kan heel anders zijn, dus zorg ervoor dat de juiste kleding in je koffer belandt.

8 tips voor het plannen van een succesvolle zakenreis

5. Rond je werk af voor vertrek

Tijdens een zakenreis ontmoet je heel wat nieuwe mensen en haal je nieuwe opdrachten binnen. Het is dan ook prettig om bestaande opdrachten afgerond te hebben voor je vertrek, zodat je bij terugkomst met een schone lei kunt beginnen.

Bovendien is het veel meer ontspannen wanneer je tijdens je reis niet steeds aan die naderende deadlines hoeft te denken. Is de kans groot dat een andere klant je nodig heeft voor een dringende zaak terwijl jij weg bent, probeer dan om een vervanger te regelen die bij nood kan inspringen tot je terug bent.

6. Pak je koffer strijkvrij in

Als er één moment is waarop je letterlijk en figuurlijk kreukvrij voor de dag wilt komen, is het wel tijdens je zakenreis. Het strijkvrij inpakken van je koffer is een kunst op zich, maar gelukkig niet onmogelijk.

Kleding neem je het beste mee door het op te rollen. Vouw alles netjes op en rol de kledingstukken vervolgens op. Het voordeel hiervan is dat je niet alleen de kans op kreukels verkleint, maar ook dat je kleding op deze manier minder plek inneemt. Ondergoed stop je in je schoenen, die je vervolgens in een plastic zak verpakt om te voorkomen dat je kleren vies worden. En mocht je kleding onverhoopt toch gekreukt uit de koffer komen, dan is het fijn als je in een hotel over een strijkservice beschikt.

7. Neem de tijd

Wanneer je zakenreis je naar een bestemming relatief dichtbij brengt, zoals bijvoorbeeld Londen of Parijs, ben je misschien geneigd om in één dag op en neer te reizen. Het is immers maar een uurtje vliegen, dus waarom niet ’s ochtends vroeg vertrekken en in de avond weer naar huis?

Houd er echter rekening mee, dat je toch nog heel wat reistijd kwijt bent. Je moet vroeg uit bed, naar het vliegveld toe, een aantal uur van tevoren aanwezig zijn en eenmaal geland, moet je ook nog op de plek van bestemming terug zien te komen. Terug geldt hetzelfde, waardoor je al snel – met je meetings mee – 16 uur op een dag bezig bent. Enorm vermoeiend en waarschijnlijk kom je ook niet op je best voor de dag. Neem dus de tijd voor je zakenreis om uitgerust in gesprek te kunnen gaan.

8. Rust uit tijdens het reizen

Als ondernemer ben je misschien geneigd om je reistijd zo optimaal mogelijk te benutten. Overal is tegenwoordig wifi, dus de verleiding is groot om onderweg te werken. Probeer dit echter te vermijden. Kijk even niet in je e-mail en voer geen zakelijke telefoongesprekken. Dat je onderweg bent, is een goede reden om wat tijd voor jezelf te nemen.

Want zeg eens eerlijk: hoe vaak kom jij er nog aan toe om even volledig te ontspannen? Bijvoorbeeld door weg te duiken in een boek of door te luisteren naar je favoriete muziek. Het vliegtuig en de trein is hier de perfecte plek voor. En je laadt je batterijen er nog eens mee op ook!